大酒店运营行业财务操作流程和管理制度

大酒店运营行业财务操作流程和管理制度

第一章总则

　　1、为加强财务管理，适应激烈市场竞争要求，提高企业效益，实现企业上新台阶，根据有关会计法规和本公司实际，特制定如下制度。

　　2、本制度适用于“三水花园酒店管理有限公司”。

　　3、酒店的财务行为，应遵守国家的法律法规和本制度，并接受董事会的检查和监督。

　　4、建立健全财务核算体系，完善内部经济责任制，提高经济效益，做好财务管理基础工作。

5、酒店财务部应当履行财务管理的职责，做好财务计划、控制、监督、预算、分析和考核工作。

6、财务管理办法是酒店在财务管理业务、会计制度的基础上，结合业务需要所订立的运作规条。本管理办法所包括的规定内容，酒店所有员工必须遵守，不得违犯，或以任何形式蓄意背离原意。

7、必须做到钱帐分管，帐物分管，手续齐全。

8、每项业务必须签字，手签或OA签名皆可，“签字”就是控制。

第二章分则

第一节岗位职责

　一、财务主管岗位职责

　　1、在总经理、财务总监的领导下工作，具体领导酒店的财务政策和财务管理制度的实施。

　　2、严格按《财务管理制度》和《会计制度》要求组织和实施日常会计核算和财务管理，积极参与酒店经营管理工作。

　　3、按照国家税法规定按期报税，诚信纳税，协调好企税关系。

　　4、加强酒店财物管理，定期和不定期组织对本店的实物及货币资金进行盘点清查，保证账实相符。

　　5、坚持原则，严格按规定开支酒店费用，认真审核原始单据，把好费用报销关，有权对不真实、不合法的票据不予报销。

　　6、加强成本管理，严格控制采购成本和生产加工成本，有权对高于定价或不符合规定的物资拒付货款。

　　7、按规定认真编制和及时向股东各方报送会计报表，并进行财务分析，做到数据真实、计算准确、内容完整、账表相符、说明清楚、分析得当、口径一致。

　　8、按规定整理、装订、妥善保管会计资料，负责对财会资料和文件进行归档管理，不得外借和泄露公司商业秘密。

　　9、有权对酒店所有人员违反财经制度的行为进行制止；有权对给酒店造成损失人员应承担的经济责任提出处理意见。

　　10、每月至少协助总经理召开一次经营状况分析会，有义务向总经理提供相关资料和数据，但财务资料不能提出财务室。

　　11、妥善保管和按规定使用酒店财务专用章。

　　12、接受股东及总经理的业务质询、调查、审计、考评等。

　　二、出纳员岗位职责

　　1、严格遵守《财务管理制度》，按规定办理现金收付和保管库存现金。

　（1）按时到吧台收取营业款，次日上午足额存入开户银行，不得坐支现金。

　（2）不得私自挪用公款，不得用白条抵库，做到日清月结，账实相符。若发现现金长余或短缺，应立即查找原因，及时告财务主管进行处理，不得擅自用盘点的长款抵补以前的短款。

　（3）负责督促本店人员的费用报销和借款归还，以完结财务还款手续。

　（4）负责对吧台备用金进行盘点检查。

　（5）接受财务主管定期及不定期现金盘点检查，并填制现金盘点表。

　（6）编制现金及银行存款日报表，于次日上午12时前上报财务主管审核确认。

　　2、按规定准确、及时地办理银行结算业务。

　　3、登记现金日记账和银行存款日记账。

　　（1）设置现金日记账和银行存款日记账，根据审核无误的收付款凭证，逐笔逐日及时进行登记；账目必须日清月结，账实相符。

　　（2）月终与会计现金总账和银行存款总账核对，做到账账相符.

　　（3）每月及时与银行对账单相互核对，并必须经过财务主管审核，双方签字盖章后与当月凭证装订成册。若有差异应及时查明原因，属于记账差错的应及时更正；属于未达账项造成的，应编制银行存款余额调节表进行调节。

4、保管有关印章、空白支票；妥善保管现金及转账支票，并按银行规定正确填写支票，不得签发空白及远期支票；使用时应填制《支票领用存登记表》，接受财务主管月终对空白支票的盘点检查。

　　（1）妥善保管发票，设置发票领用登记薄，登记吧台所领用发票数，由领用人（收银员）签字。

　　（2）月终对吧台剩余发票进行盘点，并接受财务会计对发票盘点检查。

　　（3）对于收银员计算错误、发票使用不规范和虚报发票使用数等违纪行为，应及时向财务主管报告。

　　（4）必须妥善保管银行印鉴，严格按照规定用途使用。

　　5、接受财务主管及总经理的业务质询、检查、考评等。

　　6、按时完成财务主管交办的其它事宜。

　　三、库管员岗位职责

　　1、在总经理、财务主管领导下负责酒店物资的验收、入库、发放、保管、盘点，做到手续清楚、数字准确、保管得当，开单迅速、不出差错。

　　2、认真登记商品（材料）数量金额明细表，每月结帐应与盘点数相核对，发现差异，应查找原因，及时处理。

　　3、严格按《库管制度》进行库房管理工作。

　　（1）坚持“四个禁止”：禁止无关人员入库；禁止为个人存放物品；禁止在库房饮酒、吃零食；禁止危险物品与其他物品混贮。

　　（2）做好防火、防盗、防腐、防潮、防毒、防虫等“六防”工作。

　　（3）科学储存保管、控制库存业务；合理制定库存物资补充计划，并填制《物资申购单》，控制最高库存量和最低库存量；随时掌握库存状况，及时提供库房物资进、销、存的数据，充分发挥库房蓄水池作用。

　　（4）按时向财务室上报《存货进销存明细表》。

　　4、不得以权谋私，不得向供货商索贿、索物或接受其宴请娱乐等。

　　5、财务主管的业务指导、质询、调查、审计等。

　　6、做好出入库物资管理工作，开源节流，完善财务手续。

　　7、完成财务主管临时交办的其他事宜。

　　四、收银员岗位职责

1、收银员业务上属于财务部指导，行政上属于前厅领导。

2、按照前厅人员填写的点菜单、加菜单、酒水单上记载的菜品、洒水、香烟等名称、数量、准确输入电脑，及时核对。

3、对结账单记载的金额准确、及时、快速收款，打印发票，并加盖印章

4、收银员须将备用金与个人款项严格区分，保证备用金结构合理，不得以白条充抵，不得挪用。

5、每日根据汇总的收款情况，收银员在当日下班前，必须将当班营业款在至少有另一名员工在场的情况下投入指定保险箱中，并在缴款表上填写清楚，同时要求主管级以上人员签字证明。与点菜单、结账单一起于次日交财务室审核。

6、无权私自改单，交款单结帐必须连续编号，报废结算单经相关人员签字确认后也一并交财务室审核；无权单联让相关人员签字改单，只能双联签字改单。

7、收银员无权私自免单、加单、赠单；营销人员的顾客有加单、免单、赠单的在总经理签字或是电话通知时，收银员可进行相应操作。免单需由经办人签署原因，由总经理签字；打折需由有关领导按权限范围签字，收银员按规定见既定领导签字后再进行免单或打折出处理。

8、对营业额的准确性、安全性负责。妥善保管营业尾款，拒收假币，否则发生短缺责任自负。

9、保守经营秘密，不得随意透露酒店经营秘密，不得随意给顾客多开发票。代开发票、多开发票收银员必须以现金形式收取，不得挂账

10、对于挂账客户单据须经总经理或担保人签字，收银员方可挂账，否则一律现金或信用卡结账。财务将拒收未签字的账单，一切后果由吧台收银员负责。挂账单据收银员必须详细清楚的注明单位、名称、电话号码等信息，让顾客签字确认。对于酒店内部招待收银员必须注明是否属于内部招待还是个人消费。

11、客人帐单打折和抹零的须有有相应折扣权限的人当场亲笔签字，如当事人不在现场，可电话委托值班经理代签。如果是收银员接到折扣权限人电话指示的，收银员必须在帐单上注明“××电话指示×折”字样，并事后补签。发生委托代签行为的折扣权限人，第二天早上11：00之前必须到财务部亲笔签字，否则，对折扣权限人做出相应处罚。收银员只有在5元以下范围内抹零让利。

12、收银员每日必须及时将押金收入、消费收入及各项其他预收收入款项（含IC卡、贵宾卡预售收入）上缴。

13、每日将结算单、点菜单于当日营业结束后与当日营业日报表一起投进指定保险箱上交财务室。

14、妥善保管好结算单据，不得遗失否则按酒店处罚条例予以处罚。

15、不得以权谋私，伙同他人做出损害酒店利益的事情，一经发现，给予重罚，对情节严重、性质恶劣者给予除名处理。

16、收银员监督每个房间服务员在小票结账单上签字确认，不签字者按相关酒店条例处罚。

17、接受财务部门的业务指导、检查、考评。

第二节营业款缴纳管理制度

酒店对营收现金采用钱、帐分途的管理方法，有关控管方法按以下程序执行，所有操作人员均应绝对遵守本管理办法的各项规定，违反者将受纪律处分，以至追究法律和经济责任。

前堂收银员、餐厅和其他营业点的收银员均应在下班时将该班次的账单点算清楚，并完成各该班的营业收入报告。账单和有关报告应于下班后第一时间交到指定的办公地点，以便在初步核查后转夜班审核组进行随后的帐务工作。现金部份应于下班前，在见证人的见证下投入投放式保管箱内。

每一班次的收银员在完成帐表的核查工作后将其所持现金中，属找零备用金的部份取出，清点清楚后移交到下一更收银员，如属于最后班次（除大堂外），即将其交到指定的保管处。在减去找零备用金的额度后即属于该班次的现金收入，则按上述的规定，投入投放式保箱内。

每班的现金收入必须与该班的营业报表内所统计的现金销售额相吻合。如有任何差异应即时查明，差异部份不论是超出或是短款均应如实填报，记录在收银员报表内的现金超短栏内上报，不得隐瞒。如投款包含了找零备用金，也要清楚地记录在缴纳袋上，同时在交班记录本上注明，方便下一班次同事接收。

现金收入应在该班当值的前堂收银员当面见证，点算清楚后（假设条件许可，以下相同），随即在缴纳封袋上如实填写清楚，并在袋口骑缝加签，然后即时投入投放式保险箱中。收银员和见证人均须在投缴记录簿上同时加签。所有封袋必需使用胶水封口，不准使用透明胶或订书机钉上作为加封，未依循本项规定进行者，除对因此引起的所有后果负全部责任外，并将被视作蓄意违反本管理办法，遭受纪律处分。

所有投缴事项必须即核、即签、即时投箱，不得以任何理由拖延，缴款人和见证人均有责任监督对方按本规定的条款完成规定的事项和核签，对不按规定操作而引致的后果，双方均负同等责任，受同等处分。

对于不按规定要求，在没有见证下，独自封袋投箱者，除此而引致的后果全部由其个人负责外，还应按违反规章制度论处，初犯者予口头警告，蓄意再犯者给予书面警告，以至最后警告。

缴纳人和见证人不按规定，没有当面点核，或不认真点算清楚而造成的过失，按第6项的规定同等处分。

收银缴纳登记簿的每一栏，均应按规定的内容和格式完成要求填入的资料填写，并在规定的栏目位置加签，不得有遗漏、错填。其中因错写需要更正的，应用横线画去，再在其上方写上正确数据，然后由缴纳及见证双方加签，违反本项规定者按与第6项相同的程度给予处分。

所有收银员必须办妥缴纳现金收入，并完成各该班次的报表及账务后，方可下班。大堂的每一班次的当值人员均应对收银员缴纳登记簿进行检查，并对出现不完善的情况即时查明原因，并将情况通知在班的上一级主管人员，若当时未有直属上级主管时，应向当时财务部在酒店当值的其他人员报告。

收银缴纳登记簿所登记的缴纳封的数量及缴纳封中是否有破损的情况，由出纳在第二天与见证人共同打开保险箱取出缴纳封袋时按实填写。实际数量或封内的缴款如与登记簿所载情况有出入时，若当时办公室还有第三者在场时，应请第三者（前台收银处24小时均有人员当值）作证，并在第一时间报告上级主管处理。

若当天所有缴纳封均未有破损时，破损封数目的栏位应加“/”斜线删除。若有封袋破损时，应将该等破损封袋的情况注明，并按10项的规定处理。

出纳及见证人均须在登记表上加签，任何一方漏，另一方未能予以提醒，均属疏忽责任。

收益审核每天均应在出纳完成缴款点算后，检查经出纳和见证人加签的登记簿，并与收入报告的现售总额核对。保证该天的现金收入确已无误入库。如有差异应即时与出纳共同查明原因。切不可拖延，以致增加核查的难度。

出纳在点算所有缴款后，应将各项收银员的缴款情况，据实在出纳的每日现金日报表内加以记录，并将副本送审核组作账务处理。

收银员缴纳报告（缴款封）应予保存不少于12个月，收银缴纳登记簿应予保留少于18个月。出纳每日现金日报表应作为辅助帐表并由出纳加以保管。

收益审核应对在岗收银员进行不定期的现金（包括备用金和当时的营业现金）检查，所有检查均应按营业情况考虑，避开高峰期，在不预先通知的情况下进行。此项检查每月应进行2次以上。

各项检查均应留有记录，记录应有检查人和收银员双方的加签，以确证当时的检查结果。为保证检查在公正和认真的情况下进行，所有的现金检查，均应具备第三者作为见证，整个检查过程应在见证人监督下进行，并由见证人在双方人员在检查记录上加签后，最后加签证明。

营业的各种报告及营业帐单，在下班后交到夜审办公室。

第三节应收款项管理制度

　　为了加强酒店往来款项的管理，控制应收款项的占用，减少坏账损失特制定本制度。

　　一、应收账款

　　1、应收账款是顾客就餐时以记账签单形式而形成的酒店应收而未收的就餐款项。

　　2、应收账款的发生应在信用良好的单位和个人。凡是要挂账的单位和个人，必须与酒店签订挂账协议，具体事项包括结帐方式、结账时间、结账人、打折让利等必须清楚明确，以便财务随时跟踪账款的清欠程度，因过失造成的应收账款呆账的，要追究当事人的经济责任，对于信誉差的单位和个人，应杜绝赊账行为。

　3、应收账款发生后，财务部门应督促经办人与往来单位和个人对账，要进行应收账款的账龄分析，保证应收账款金额准确无误，并及时作好催收工作。酒店的应收账款应自消费日起30日内收回。

4、所有应收账款单据一律存放在财务部门，清欠人员从财务领取单据要登记单位、金额、单据张数、领取时间、领取人等并签字确认，收回欠款时再逐笔核销。原则上当日领取的单据当日核销（交款或者交回单据），特殊情况报总经理批准后通知财务部门可延长一天。严禁清欠人员长期存押单据，经催要仍不归还的，停发当事人工资并处罚款。

5、在账款长期无法收回时，或无人催收时，财务部门应写出发生业务的详细过程及催款情况，并上交总经理、财务总监及时做出处理。

6、财务主管应定期核对应收账款单据总金额与应收账款总账、明细账金额的一致性，不得存在缺单、少单现象，对于不及时交账现象有权催交并向领导反映情况。

营销部人员清欠时打折让利的必须有当事人签字，书面说明情况，并上报总经理进行批示签字后方可执行，营销清欠人员在权限范围内打折让利。

7、酒店一律不提坏账准备，在呆账发生后，财务主管应写出发生呆账的详细过程及催款情况，酒店财务部门不能擅自冲销坏账，发生的坏账损失应经总经理和董事会审批，酒店财务会计再进行相应的账务处理，进行冲销，计入管理费用。

　　二、其他应收款

　　1、其他应收款是酒店除应收账款、预付账款以外的其他各种应收暂付款项，包括：各种赔款、罚款、存出保证金，应向职工收取的各种垫付款项等。

　　2、酒店发生的其他应收款应及时、准确作账务处理，并注意催收，其他应收款占用时间应自发生之日起30日内收回。涉及应收职工个人的款项不能按时收回的，应从职工当月个人的工资中扣回。

第四节用款制度

　本制度适用于支付酒店改建项目、日常大批量采购以及大额的费用支出，零星的费用采购或费用的开销，另订立报销制度。

一、用款分类。本用款管理制度将用款项目划分为五类：

1、建设项目。包括工程项目、设备的大修。

2、购买固定资产。

3、特殊费用项目。包括差旅费每次超过5千元、业务招待费和礼品费每笔超过2千元、公益赞助费、诉讼费、评估费

4、日常经营项目：工资、能源、办公、成本等日常经营活动的必需费用。

5、财务类支出。包括银行贷款利息，代收代付款，支付供应商货款等。

本用款管理制度未涉及的支出项目，有合同的，按合同所规定的程序付款；无合同的，相关责任部门必须提交相应的专题报告，报送总经理批，审批后予以付款。

二、用款的管理

1、建设项目合同款项的支付

经办部门根据合同条款以及项目的进度情况，填写《工程项目审价报告书》，经由合同部、监理公司审核确认后，连同《用款申请单》一起上报总经理审批；总经理批示后报董事长签署付款意见，财务部签字后对外支付

2、购买固定资产及日常经营用品及日常费用

开业定购的固定资产和用品，在预算的范围内，择优与供应商签订合同，根据合同的支付条款，如果是预付款，由经办部门填写《用款申请单》，经总经理、董事长批准，财务部门支付款项；如果是货款，财务部根据验收记录和发票的收取情况，支付款项。

使用部门根据营业情况，对需新添置的固定资产，提交报告，连同《用款申请单》送财务部；对于日常经营用品的支出，只需要提交物品申购单；对于日常费用按相关定额或要求，填写《用款申请单》；送财务部审核后，报总经理、董事长批准，批准后的进行采购或付款。

3、设备大修计划首先报总经理审批，根据维修情况和合同付款的要求，填写《用款申请单》附审批报告一份副本，经总经理、董事长批准后付款。

4、特殊费用项目用款

特殊费用的用款，应由经办部门提交报告，报总经理批准，批准后填写《用款申请单》，连同批准后的报告送财务部，完成付款审批手续后付款。如差旅费每次超过5千元、业务招待费、礼品费每笔超过2千元，依照集团有关规定送总裁审批。

5、日常经营费用

按采购制度进行（祥见《采购制度》）。

6、财务类支出

（1）财务类费用依照有关合同或规定，填写《用款申请单》，报总经理批准，批准后付款。

（2）月结的供应商货款，根据验收单，核对清楚后，报总经理批准，批准后安排付款。

第五节费用报销制度

本着既要保障供给又要节约开支、做到报销费用有章可循，制定本规定。

一、差旅费管理

1.外出办事人员报销差旅费时，在报销单据上应附有“出差批准务”，否则不予报销。

2.报销差旅费时，出差人员应认真填写报销单，写明出差路线，注明各路段开支的费用，便于领导和财会人员审核。报销单填写不合乎要求者，财会人员应要求重新填写，否则可以拒收报销费。

3.出差路线需要合理，绕道交通费不予报销。必须绕道的，要经过公司负责人同意后，方能报销。

4.出差人员需乘坐公共汽车的，以中巴交通费为标准。如确需乘坐“的士”的，需经领导批准后，方能报销。无公司共汽车的路段落，可以报销摩托车费。

5.出差人员不能及时回厂就餐的，可凭发票，每人每餐报销不可超过15元的误餐补助。出差职工一般不得报销招待费。

6.报销罚款时，要分清责任，报销公司应该负责全部或一部分的罚款。

7.报销时间。出差人员在出差回厂后的第二天，向财务部门报销有关费用先故推迟时间的，财务部门可以不受理。

8.报销手续。出差人员填写报销单后，交会计审核，经指定的批准人签名或盖章后，将报销单据交给出纳员付款。

二、办公费管理

1.办公用品由公司统一购买，职工根据生产、办公需要，向保管人员领用。保管人员实行办公用品领用登记簿，进行登记。

2.公司员工一般不得报销办公费用。

3.保管人员为保证工作需要，应及时购买办公用品。购买前，预先编制购物申请清单，经批准后购买。办公用品购回以后，由出纳人员监督验收入库，由保管员、出纳员在送货单上签名，便以与销货方结算货款是核对。

4.月结支付费用时，要取得税务部门的正式发票。

三、材料及维修管理

1.仓库保管员必须健全物资进出库手续。生产维修需要的材料、物资凭领料单出库，购进的材料、物资，使用物资验收单验收入库。

2.购进的不需要入库的维修物资，也要通过验收，在入库单上注明“未入库使用”。

3.所购物资，如果是月结付款的，应在送货单上附上验收入库单，以便结帐核对。

4.分次报销费用的，应将购货发票连同入库单一并报刊财会部门报帐，无验收入库单的不予报销。

5.维修部人员，在购买维修物资前，应编制购物申请单，经审核批准后方可购买。

6.需要外修的机器及另部件，经批准后送外维修，修理完回收交付使用时，需经使用部门负责人验收。报销费用时，附上验收单，方能报销。

7.因支付的材料，物资及维修费用数额较大，应取得合法凭证。

四、伙食费管理

1.因现有的生活水平上，每人每天控制在4.5元以内的结算报销伙食费。

2.食堂物资采购由厨房职工负责，由公司指定人员监督验收，并在发票上共同签名，据以报销。

3.在保证不降低现有的生活水平上，每季度（或半年）根据市场物价下降水平，作适当调整。

4.逐步改善和提高职工期的生活水平。在公司经济效益不断提高的前提下，对职工的伙食费也将逐步有所增加。

5.以上暂行规定，应在今后的实施过程中，不断补充、完善。

五、报销管理总则

1、报销申请人应将所有发票整理分类。定额小尺寸发票（如车票、餐饮发票）应分类粘贴在一张或多张票据粘贴单上，并在粘贴单上注明该类发票的张数及金额。购物发票应有手续完整的验收单、发票、保修单；车票、机票上应注明起讫地点、时间；在填写《费用报销单》时要包括：姓名、部门、用途、金额、附件张数等，经部门经理审核后，送财务部审核办理报销手续。

　　2、根据原始单据分类按规定如实正确填写“费用报销单”，由部门负责人审查并签署意见后交财务会计审核其附件及内容的完整性、票据的合法性、填写的规范性等，再交总经理、董事长审核并签署报销意见：“同意报销（支付）”、“同意报销（支付）多少元”、“不同意报销（支付）”字样。总经理签字时，不得只签姓名，不签意见。

　　3、财务主管有权对违规超支费用和不真实的票据不予报销。

4、出纳凭上述签字齐备的《费用报销单》支付货币资金。

5、经手人、领导批准、财务审核原则上不能有同一人重复的情况。不准自审、自批自己开支的费用，一律报上一级核批（如，副总经理的支出报总经理核批，总经理的支出由董事长或执行董事核批）。若有违反，对报销人、出纳各处以报销金额20%（但不低于50元/人）的罚款。

6、所有开支一律须经有关领导审批、指定的财务人员复核后方能付款。

7、报销程序。

　　经办人填写“费用报销单”——部门负责人签字——财务主管复核签字——总经理签字——出纳复核报销。

第六节借款制度

　　为了加速酒店流动资金周转，保证日常经营的正常开支，规范借款程序，特制定本制度。

　　1、采购员和吧台收银员实行定额备用金制度，采购员备用金定额为XX元，吧台收银员备用金定额为元。

　　2、借款实行定额控制，前账不清、后账不借的原则。

　　3、采购人员应根据批准后的申购单采购货物，当货物金额超出其定额备用金时，应正确填写借款单，经财务会计审定、总经理签字批准后在出纳处借支。

　　4、其他人员因公借款时，应填写《借款申请单》，经部门经理签字，财务会计审核，总经理签字批准。公司人员借款由总经理审批。借款1万元以下由总经理审批，借款1万元以上及公司总经理本人借款由董事长审批。

　　5、因公办事或出差人员凡在财务室有借款的，不得逾期报账或公款私用，事毕三天内应到财务处清算自已的账务。出纳员应及时向财务主管报告借款逾期未还情况，并向借款人发送暂借款催款单。接到催款单后既不说明原因又不归还借款者，财务部有权扣发其工资，直至结清借款为止。

　　6、酒店原则上不办理员工私人借款，特殊情况可在员工月工资标准内办理，但应控制人数、时间，且部门负责人负连带责任；员工私人借款应在30日内归还。

　　7、借款程序。

填写借款单——财务会计审核——总经理批准——出纳处领款

第七节支票、发票、印鉴管理制度

　　一、支票管理

1、银行账户的款项提取须由总经理（或他的代表）和另一位经授权人员盖章，并加盖酒店的财务专用章方可提取。

2、开出的支票必须写明收款人或收款单位的名称、金额、日期和用途。不得使用空白支票作任何用途，或将空白支票带离酒店。

3、付款要求通知单由要求付款人按要求填写，内容包括收款单位/收款人名称；大、小写金额；付款方式；要求付款原因，经部门经理核实加签后，联同有关凭据送财务部进行财务审核。通过财务审核的《用款申请单》由财务部送呈总经理批准，最后转出纳填写支票。对不符合财务审核要求和不获批准的《用款申请单》，在注明缘由后，退回原提出付款要求部门。

4、支票由出纳员登记保管（放入保险柜）。并凭有效批准的《用款申请单》填写支票。支票使用时须填写“空白支票签发领用登记薄”，填写收款人、日期、用途、金额、支票号码，经批准后加盖印章，领用人签字备查。付款后在《用款申请单》上盖“银行付讫”章。

5、支票必须使用墨汁或炭素墨水填写。金额、用途和收款人不得涂改，其他事项的更变，必须加盖与留存银行印鉴一致的印鉴。

6、支票必须按从银行领出的先后次序顺号使用，不得跳页跨页使用。

7、填写错误的支票，必须加盖“作废”戳记，与存根一起装订在当月的凭证内，并在银行存款日记帐中作相应登记。

8、出纳必须严格要求保管和开出支票，对未经批准的付款要求不得开出支票。

9、不得签发空白支票和远期支票。

二、发票管理

第一条开出发票

1、酒店使用由税务机关统一的税控发票，由指定发票管理员凭发票领购簿和规定的文件及财务专用章向税务机关领购发票，并负责保管和控制使用，并向税务机关报送使用情况。

2、发票不得转借、转让，不得为其他单位或个人代开，只能对经营业务收取款项使用。

每班次结束后，收银员均要打印发票使用报告，附于营业收入报告之后。

3、建立发票领用登记表发票必须由专人从财务部领取，领用发票时须由领用人签字并做好登记。

（1）严格发票开具登记制度，开具发票时须由发票开具人签名（包括单位姓名等），吧台收银人员应及时将开具的发票按照发票号码顺序登记到发票开具登记表中，不能跳号、错号，如有特殊情况开具的发票作废，或是开错发票及时报告财务，便于财务及时处理。

（2）开具发票时要按照事实求是的原则进行填开。内容真实、数额与实际消费金额一致。严禁收银员虚开发票、多开发票、代开发票，如有要求，需请示总经理方可执行，并且不得以挂账形式开具，必须以现金形式收取税金。

（3）发票由前台、吧台统一开具，并在消费小票上加盖“发票已开”字样。营销人员开具外欠发票也必须凭客户签字挂账单开具。

（4）每月1日吧台收银员将上月税控卡发票汇总情况及发票登记表交与财务。

（5）出纳员应随时掌握发票购、用、存情况，避免发票短缺影响正常营业。

第二条收取发票

1、购买商品和其他付款事项，凡应该或能够取得发票的，应向收款方索取发票，该等发票必须具税务机关规定的全国统一发票监制章，并由收款方加盖财务专用章或发票专用章，并经开票人签字方可接受。

2、发票必须符合有关税务规定，内容不得涂改。

3、对不符合规定的发票，不得接受，不得作为报销凭证。

4、所收发票金额应与交易事项的金额相符，在正常情况下，发票应直接开给酒店。如有特殊情况，应具报告说明，并经财务经理批准，方可给予报销。

5、发票的商品或服务内容应与交易事项相符，不得串通开票单位虚构作假，以相同金额发票抵充顶替。

6、财务人员应以交来发票核销各项报销事项，审核其真实性、合法性、完整性。

　　三、印鉴管理

　1、各种印章必须由各责任人妥善保管，严格按照规定用途使用。

　　财务专用章由财务主管保管，留存银行私人印鉴章由出纳保管。

　2、签发支票或其他业务需盖章时，必须由保管人亲自盖章。印章不得随意借给他人，否则由此引发的问题由保管人员负连带责任。

3、印章交接必须办理书面手续；印章移交给非规定人员，须经董事长审批。

第八节现金管理制度

酒店的资金包括银行存款和现金，除按规定留存的备用金，存放在酒店规定的贮存处外，均存入酒店在银行开立的基本账户内，严禁存入以个人名义开立的私户中。

　　1、使用现金结算范围。

　　（1）员工工资、津贴。

　　（2）各种劳保、福利费以及国家规定的个人的其他支出。

　　（3）向个人收购农副产品和其他物资的价款。

　　（4）出差人员必须随身携带的差旅费。

　　（5）结算起点（元）以下的零星支出。

　　不属于上述现金结算范围的款项支付，应当以支票进行结算，特殊情况需经总经理、财务主管批准后另行处理。

2、库存现金限额规定。酒店库存现金不得超过0元，超过限额的现金应及时存入银行，低于限额时可视情况从银行提取补足，特殊情况上报总经理审批。

3、财务人员从银行提取现金，应当填写“空白支票签发领用登记薄”，并写明用途和金额。

4、符合现金结算范围的，凭发票、工资单、借款单等有效报销凭据或领款凭证，经手人签字，财务会计审核，总经理批准后由出纳支付现金。

收款人为有银行帐户的单位或金额较大的个人，必须以银行转帐方式付款，不得以现金形式支付。

6、酒店的所有营业现金收入均按酒店的《营业款缴纳管理制度》办理，违反者给予处分，并追究应负的经济责任。

7、按本管理制度存放在酒店内的周转资金规定为：

（1）出纳备用金：仅作为本制度规定的其他备用金的报销回填，和支付零星现金支付。

（2）收银员找零备用金：各收银处的找零备用金，只作为收款业务中找零给客人的专用备用金，并应按规定在每班交接班时，由交接双方核点交接，不得截留滞交。

（3）采购部备用金：采购部的备用金，规定只作为解决酒店零星采购，业务急用所需。

（4）专用备用金：经总经理和财务经理的同意，在特殊情况下个别部门可获拨留不超过人民币壹仟元的临时专用备用金。在事情办理完毕后或被通知回缴时必须即时交回。

8、所有备用金包括出纳的备用金均采用随用随报的回填办法控制。除出纳的备用金按实际支付后，并经批准开出支票由银行账户存款回填补充外，其他备用金以报销方式回填，报销均应在指定办公时间内，在出纳的办公室办理回填手续。办理回填手续应在5个工作日以内，所有备用金均采用报销回填的定额控制方法，使备用金固定在规定的额度，不得随意增减，所有备用金额度的变更，均须获总经理和财务经理批准。

第九节收据管理制度

收据是财务部以记录和证明业务事项的书面凭证，开具收据的情况罗列如下：收取客户的定金以后须退还得；借款人归还借款；员工缴纳的制服保管金；收回的赔偿款；收取支票、发票等一些重要的凭证资料；代收代之的款项；预收款。

1、确保开具收据的真实性和完整性。未发生业务时不得开具，

2、酒店营业收据应确保合法有效，并由专人保管、领用、发放。

3、收据填写要求项目齐全、字迹清楚、全部联次、一次复写，内容一致，

4、因工作失误或其他原因开错的，要加盖“作废”章，将全部联次与存根订在一起，不可私自销毁。

5、不得私自转借、转让、涂改或擅自销毁收据。收据使用完毕后，应及时把收据存根交回管理人统一保管。

6、收据按号码必须连续使用。

7、所领用收据出现问题，由责任人承担。

第十节仓库管理制度

一、库管工作的基本要求

　必须真实反映本店经营所需的各种物资的进、销、存情况，为财务提供原始、真实、准确的营业成本资料，必须对库存物资的安全、完整负责。

二、库房的工作环境要求

1、库房物品堆放必须按品种、规格分类存放，整齐有序，贴上标签。各类物品不得杂乱混放。

2、保持库房地面整洁、卫生、干燥，搞好“六防”工作。

3、闲杂人员不得随意进出库房。

　三、库管计量、计算工作要求

1、库管员开单或记账时前后使用计量单位必须统一，若出现计量单位混用所造成财务混乱、成本反映不真实等损失，由库管员承担。如：酒水入库不能按箱、件为单位，应以其完整的最小计量单位“瓶”为入出库计量单位。

2、对菜品计算重量时，必须以市斤或公斤或克为计量单位。如：菜、鱼、肉食、米面、菜籽油等。

　3、对每种进出库物资的计算，采用先进先出法，金额要求保留小数点后两位。

　四、库管员日常工作规范

1、库管员应与采购员、各挡口厨师长密切配合，保持合理的库存量，严禁缺货现象的出现。

2、库房验收货物时，应与质检员等一起对货物质量和数量进行检查；对于零星采购的物品，要检查是否执行申购手续，未执行申购手续的，库管员有权拒收入库；属特殊情况，口头申购的，应事先通知库管；库管员应严格按《采购验收标准》组织入库物资的验收。

3、库管员有权拒收变质、过期、假货等伪劣物资入库，对于水发货、菜类等可根据实际扣除一定比例的水份杂质。

4、根据验收合格的物品，据实填写“鲜活食品验收单”、“入库单”，经厨师长、库管员或供货商经办人签字生效，此单一式四联，第一联交供货商作为结账凭据，第二联库管员自留登记库管账，第三联按存货类别送成本核算小组,第四联按供货类别汇总送交财务室..

5、坚持原则，除小修理材料、零星办公用品外所有存货必须开具入库单或验收单，未经财务主管批准不得擅自寄存物品。

6、所有供货商提供的赠品必须验收入库并开具“入库单”，出库应填制“领料单”。

　7、不得虚开、补开、漏开、单联填写入库单，必须整联复写，违者追究库管员经济责任乃至刑事责任。

　8、货物入库后，库管应按类别、品质特征、进货批次分类存放，并填制标签。

　9、领用物品应由领料经手人填制“领料单”，相关部门负责人、库管员及领料人签字后，库管员方可发货，并填制“出库单”，出库单一式四联，一联由领料部门存查，一联库管自留登记库房账，另两联按存货类别汇总于第二天送财务室。

10、库管员所管物资不准擅自借出，违者应承担经济责任，物资调拨须履行相关手续。

11、发出存货实行“推陈出新、先进先出、按规定供应、节约用料”的发料原则，随时对存货进行检查。对贪图方便违反发料原则造成的存货变质、失效、霉烂等损失，库管员应承担相应经济责任。

　　12、库管员根据正确无误的入、出库单，随时登记库房明细账，做到数字清晰、名称规格齐全、及时结出余额。

　　13、库房账要求日清月结、内容完整（摘要、品名、数量、单价、金额、规格、结存数、本月合计数、本年累计数、接前页、过次页等）账实相符、账表相符。

　　14、对滞销或质量不佳、过期的干杂、低值易耗品、物料用品和燃料等，退货时应开具“红字入库单”。

　　15、每天按时向财务室上报前一日存货进销存情况，每月末应对存货进行现场盘点，并填制盘点表。若存货发生盈亏，应随即查明原因，经批准后作出相应调整。

　　16、所有发料、进料凭证、供货商所送物品定价通知书等按月进行装订，妥善保管。

　　17、每日检查存货，并使其符合最高储备量及最低储备量标准，低于最低储备量应及时打申购单，经财务会计，总经理签字后通知供货商送货。

　　五、仓库安全管理制度

　　1、酒店仓库除仓管人员和因业务、工作需要的有关人员外，任何人未经批准，不得进入仓库。

　　2、因工作需要进入仓库的人员，在进入仓库时，必须先办理人仓登记手续，并要有仓库人员陪同。严禁独自进仓。进仓人员工作完毕后，出仓时应主动请仓管人员检查。

　　3、仓库内不准会客，不准带人到仓库范围参观。

　　4、仓库不准代人保管物品，也不得擅自答应未经领导同意的其他单位或部门的物品存仓。

　　5、任何人员，除验收时所需外，不准试用试看仓库商品物资。

　　6、仓库范围内不准生火，也不准堆放易燃易爆物品，严禁在仓库内将电线私拉乱接。

　　7、仓库应定期检查防火设施的使用实效，并做好防火工作。

　　8、仓库内的物品要分类储放，仓库内保证货架与主通道有一定的距离，货物与墙、灯、房顶之间保持安全距离。

　　9、仓库内的照明限60瓦以下白炽灯，不准用可燃物做灯罩，不准用碘钨灯、电熨斗、电炉、交流电收音机、电视机等电器设备，化工仓库的照明灯具应设防爆装置，仓库内保持通风。各类物品要有标签并标明品名、规格、性能、进价。

　　10、仓库的电源开关要设在门口外面，要有防雨、防潮保护，每年对电线进行一次全面检查，发现可能引起打火、短路、发热、绝缘不良等情况，必须及时维修。

　　11、物品入库时要防止挟带火种，潮湿的物品不准入库。物品入库半小时后，值班人员要巡查一次安全情况。物品堆积时间较长时要翻堆清仓，防止物品炽热产生自燃。

　　六、仓库物资管理制度

　　1、酒店仓库的仓管人员应严格检查进仓物料的规格、质量和数量，发现与发票数量不符，以及质量、规格不符合使用部门的要求，应拒绝进仓，并立即向采购人员递交物品验收质量报告。

　　2、经办理验收手续进仓的物料，必须填制“商品、物料进仓验收单”，仓库据以记账。物料经验收合格、办理进仓手续后，所发生的一切短缺、变质、霉烂、变形等问题，均由仓库负责处理。

　　3、各部门领用物料，必须填制“领料单”或“内部调拨凭单”，经使用部门经理签名，再交仓库签字方可领料。

4、仓管人员必须严格按先办出仓手续后发货的程序发货。严禁白条发货，严禁先出货后补手续。

　　5、仓库应对各项物料设立“物料购、领、存货卡”，凡购入、领用物料，应立即作相应的记载，以及时反映物资的增减变化情况，做到账、物、卡三相符。

　　6、仓库人员应定期盘点库存物资，发现升溢或损缺，应办理物资盘盈、盘亏报告手续，填制“商品物料盘盈盘亏报告表”，经财务部会计和总经理批准，据以列帐，并报财务部会计和总经理各一份。

　　7、为配合采购人员编好采购计划，及时反映库存物资数额，以节约使用资金，仓管人员应每月终编制“库存物资余额表”，于次月3日前送交总经理、财务部一份。

　　8、各项材料、物资均应制订最低储备量和最高储备量的定额，由仓管根据库存情况及时向采购人员提出请购计划，采购人员根据请购数量进行订货，以控制库存数量。

9、仓管因未能及时提出请购而造成供应短缺，责任由仓管部承担。如仓库按最低存量提出请购，而采购人员不能按时到货，责任则由采购人员承担。

第十一节盘点制度

为了加强酒店的财物管理，确保财物盘点的正确性，准确核算营业成本，特制定本制度。

一、盘点范围及要求

1、盘点范围包括：现金、周转材料、生产用材料固定资产。

2、各项财务账册应于盘点前登记完毕。对盘点期间已收到而尚未办妥入账手续的物资，应另行分别存放并予以标示。

二、存货盘点

1、存货盘点包括原材料、物料用品、低值易耗品、库存商品（烟酒软饮）。

2、盘点方式：采用每月盘点和年终盘点。

3、盘点人员：

（1）盘点人：由库管或实物负责人担任，负责点计数量。

（2）监点人：由各部负责人、财务部人员担任，负责盘点监督。盘点人员盘点当日一律停止休假，并按时到达盘点地点，不能以任何理由推脱盘点、消极怠工，积极配合。

4、盘点区域：总仓库、二楼吧台、一楼前厅、大堂吧、客房仓库；厨房（含面点、零点厅）

5、所有盘点都以静态盘点为原则，盘点开始后应停止财物的进出及移动。

6、所有盘点数据必须以实际清点、称重或换算的确实资料为据，不得以估计定数据，不得伪造数据记录。

7、盘点完毕，盘点人员应打印“盘点表”，各责任人签字，一式两联，第一联由财务部门留存，供核算盘点盈亏金额；第二联留存各部门备查。

8、厨房原料采用“实地盘存制”确定成本。

三、现金盘点

1、现金盘点：包括现金、银行存款、支票等。

2、盘点方式：采用定期（每月月末和年终盘点）和不定期抽查。

3、盘点人员：出纳（盘点人）、会计（会点人），会点人和盘点人共同盘点。

4、现金盘点的时间，应于盘点次日上午发生收支前。

5、财务会计依实际盘点数详实填写“库存现金盘点表”一式二联，经双方签字认可后，第一联出纳留存，第二联与当月会计报表留档。

四、账实不符的处理　

　1、账载数额如有漏账、记错、算错、未结账或账面记载不清者，记帐人员应进行更正，情况严重者，报总经理、董事长处理。

　　2、账载数字如有涂改未盖章又无凭证可查、难以查核或有虚构数字者一律报总经理、董事长处理。

3、财物管理人员有下列情况，应报总经理处理。

　　（1）对所保管的财物有盗卖，掉换或化公为私等营私舞弊行为；

　　（2）对所管的财物未经批准而擅自转移、私借或损坏不报告行为；

（3）未尽保管责任或由于过失致使财物被盗，损失或盘亏。

第十二节采购制度

采购制度的大原则是：先审批，后购买；先验收，后付款。

为了加强酒店的成本控制，压缩不合理的费用支出，特制度本制度。　

　一、采购程序

　　1、各部门需要零星物品购置时，应由该部门主管填写申购单

　　→库管签字→部门负责人签字→总经理签字→采购实施购买。

　　2、采购人员购货时，须对多家（三家以上）进行价格、质量比较；供货商定向送货的不得高于既定价格标准。

　　二、采购方式的确定

　　1、对于用量大、消耗快、周转频繁的原材料，应该选择供货商送货的方式。

　　2、对于使用频率低，不容易集中采购的零星物品及餐中断档急需物品可由采购人员采购。

　　3、采购方式上采用“定点、定价、定时”采购原则。

4、对于一些特殊的原材料可由外地发货，按计划定期申购。

　　三、供货商进场程序

　　1、供货商的寻找原则上由采购主管负责，总经办主任、财务主管协助；

　　2、供货商进场首先与总经办主任接洽，总经办主任在财务会计的协助下（财务会计全程参与），谈妥相关合同细节（以酒店合同范本为标准合同格式），经总经理审查批准后，由总经理出面代表酒店与供货商签定合作协议。

　　3、总经办以书面形式通知财务会计、库管及相关使用部门负责人，并将已签定的合同（协议）送交财务部一份备档，另一份留存备查。

　　四、供货商处罚程序

　　1、凡供货商违反相关合作条款（送货不及时、原材料质量问题、拒绝送货、配合工作不到位），由总助、行政总厨、财务会计、库管告知办公室；

　　2、办公室了解事情原委后，由办公室主任作出处罚决定，开出罚单；

　　3、办公室所开罚单交总经理审批；

　　4、办公室将对供货商的罚单交财务部执行，财务部在结算供货商款项时按罚单标准予以扣除。

　　五、供货定价制度

　　（一）原材料市场价格调查

　　1、酒店每月组织供货市场调查不得少于两次，且应填写市场价格调查表，写明市调时间及地点，各参加人员在市调表上签字。财务会负责调价表格打印、价格记录工作并负责调价表保管。

　2、市场调查由总助、行政总厨、总经办主任、财务会计组成，具体由财务会计召集。

　　3、市场调查时间定于每月日、日，如恰逢周末，应作适当顺延。

　　（二）定价程序

　　1、每次市场价格调查后，应及时制定当期的供货商品执行价格，先由总助、行政总厨、总经办主任、财务会计、采购主管初定，再交总经理审定后，最后交董事会审批。董事会审批后将执行价格以书面形式交财务部执行。

　　2、原材料采购定价标准

　　处在批发价和零售价之间（即高于批发价低于零售价）。

　　3、价格调整：

　　因市场变化情况特殊，供货商提出价格调整要求，首先由供货商报总经办主任，总经办主任了解相关市场情况后与总助，财务会计碰头商量定出调价草案，再报总经理审批。

　　（三）供货商的更换与续用

在合作过程中如发现供货商有不履行合同的行为，且经沟通后无效，由总助、总经办主任、财务会组成审查小组，集体讨论决定是否更换、续用，然后报总经理最后裁夺。

六、收货制度

收货必须掌握三个重要环节，即数量、质量和价格。

1、未经批准的采购定货单，而提前采购所列货品，收货部一律拒收。

2、收货记录上的金额应与发票金额相符，供应商名称应与采购申请单名称一致。

3、对收到的食品原料和物品进行数量盘点，收货量应与订购数量相同。

4、所采购的物品和原料应符合酒店质量要求，不合乎要求，收货部有权拒收。

5、实行双重验收制度，收货部为第一验收人，使用部门为第二验收人，必须各负其责。

6、货品验收后的收货单必须加盖收货章，验收人签字确认。

7、收货记录必须有收货人、仓管员或使用部门双方签字，方可生效。另外，贵重干货入库时，收货记录必须有使用部门的厨师长签名确认。

8、当天收货记录的汇总金额应等于收货日报汇总表的总计金额。

9、收货记录应于当天下班之前交与成本部审核入帐，确认无误后，转交应付部复核。

10、工作时间以外，如使用部门需要的紧急货品，由使用部门通知采购部，货到后，由使用部门主管级以上人员验收，同时填写相关的收货证明，签名后交给采购员，并在收货部上班后的第一个工作日内补齐相关手续。

11、购买的物品如果有保修单、说明书的必须收齐，送成本部资产管理员。

12、固定资产还要按固定资产管理制度操作。

13、所有验收合格，相关人员签字确认，应于当天转到仓库电脑录入员，及时录入电脑，及时入库。录入人员签字后连同验收合格的原始单据转入采购经办者。没有入库的单据，财务拒收，不予办理货款结算、报销等。

七、货款的支付

1、购买“低值易耗品”或“固定资产”的，均应先由行政部门、使用部门、财务部门分别办理“低值易耗品”或“固定资产”登记验收手续，然后再履行审批程序，办理付款或核销。

2、供应商采取月结方式进行，经过对账确认后，按计划支付货款。每月月初1-5日与供应商进行对账，采购人员应与供应商对接，及时对账，如因不能及时对账，财务不能履行与供应商的付款合同的，酒店不承担责任。

3、货款原则上以银行转账的形式支付，所有与公司有业务往来的，登记在册供应商的账户信息等。其它零星货款支付，由采购备用金及时支付。

4、货款的支付应尽量不通过采购，若因特殊情况必须经过采购时，须由采购填写借款单，并由总经理批准后方可借款，借款后应在3日内报销冲帐；

5、供货商的货款支付，由财务主管向总经理报付款计划，并在付款前填写《请款单》经总理签字批准，方可付款；

6、因特殊原因，未及时付款的供货商，由财务部负责进行协调，必要时由总经办主任协助。

第十三节资产管理制度

第一条、概述

为加强资产的申购、使用及保管管理，提高资产利用效率，规范公司资产的进出流程及资产核算，参考集团公司的管理制度，结合地区和行业特点，特制定本制度。

第二条资产管理

1、资产分为：固定资产和低值资产（指未达到定资产的标准，单位单价在～元之间，并在使用中保持其物质形态的资产），低值资产再划分为：一般资产和专用资产，专用资产的特点是：容易损坏，流动性强，是严格管理和监控的对象。

2、低值资产是否划入资产管理范围，由财务部酌情考虑，不纳入资产管理范围的物品，也要造册登记，进行以旧换新的办法进行管理。

3、公司资产的计价采用历史成本计价的方法，固定资产的折旧采用直线法计提，固定资产残值率统一确定为固定资产原值的5%。低值资产采用分期摊销。

4、建立各类固定资产清册，及时反映固定资产的增减变动情况。当月增加的固定资产，次月开始计提折旧费；当月减少的固定资产，次月开始不提折旧。低值资产当月增加当月分摊。

5、固定资产的修理费用，原则上列入当期费用，但修理费用数额较大（1万元以上）的修理费用，可先列入待摊费用，在相当于在大修理周期的期限内进行摊销。

低值资产的维修费均列入当期费用。

6、固定资产分类

（1）房屋及建筑

（2）机械设备

（3）交通运输工具

（4）电器及影视设备

（5）家具设备

（6）文体娱乐设备

（7）其他设备

第三条管理员制度

1、财务部负责资产管理制度的制订和完善，推行制度并对制度的执行情况进行考评；负责对资产的进出业务进行账务处理。

2、资产在使用时应贯彻“谁使用、谁保管”的原则，使用部门的领导为资产责任人，对资产的完整、安全负责；另指定1名人员作部门资产管理员，对资产进行日常的管理，并配合财务部资产管理员的日常工作。

3、资产责任人和资产管理员离职、部门调动等重大变更，必须进行清点和交接，以明确责任。

4、各部门的资产应建立台账监管制度。台账用卡片形式，一卡记录一个资产（如果有附属设备，该附属设备也有一张台账卡），上面应详细注明资产的名称、编号、投入使用开始时间、原始价值、折旧年限（分摊期限）、使用状况、使用部门、存放地点、转移签收等内容，台帐上的资产编号以财务部编码作为统一索引编码，各台账管理部门应定期对台账与实物、会计帐的相符性进行复核。资产管理及保养细则由各使用部门自行制定。

第四条资产购买、验收制度

1、固定资产采购实行申购制度。由固定资产需求单位提出申请，填写《固定资产申购单》，经相关部门审批后（按银河集团的财务制度要求，须向银河集团公司报批），交由采购部采购，审批程序严格按《报销制度》执行。

2、固定资产的采购，必须通过招、询、比、议价确定供货商，具体根据公司采购管理制度执行。

3、达到5千元固定资产采购，必须和供货商签定采购合同，提供与固定资产相匹配的发票应是采购合同的重要内容，对于不合规、无发票的固定资产采购，财务部拒绝付款。

4、如属于有保修期的资产，必须同时提供保修资料，交由财务部保管，这也是付款的条件之一。

5、所有采购合同副本应交财务部存档。

6、低值资产申购程序按《物品申购制度》执行。

7、验收资产除了验收人员外，使用部门也要进行必要的验收。

8、资产到达实用部门后，财务部的资产管理员必须进行相关的登记，按会计制度及公司规定的固定资产分类折旧年限、折旧计提办法进行折旧处理。属于建立台帐的，必须建立台帐，并提供一份台帐卡给使用部门，部门资产管理员在台帐卡上签署，并在资产上贴上标签，任何人不得损毁。

9、对资产进行必要分类，确立重点检查的资产清单，方便日后的正常管理。

10、对于资产的维修，应及时通知财务部，检查该资产是否在保修期限内，享受保修待遇的资产可减少修理费用的支出。

第五条资产付款

申请付款时，必须附资产申购单、采购合同（固定资产）、发票及资产验收单、保修单等凭据，按付款审批制度进行审批后付款。对于未办理验收手续或未达到合同要求的采购，一律不予付款。

第六条资产内部调动

因生产经营需要或其它原因，资产需在公司各部门之间进行调拨，需经相关领导批准，办理“资产调拨单”作为资产内部转移的依据，财务部对台账作相应的调整，台帐卡跟随资产转移，接受人在台帐卡签收。

第七条资产处置

固定资产不堪使用应由使用部门填写“资产处理报告”，并详细说明不堪使用的具体原因；财务部门收到资产处理单后，组织有关技术人对该设备进行技术鉴定，经鉴定确实不堪使用且无修理价值的，鉴定意见后报总经理批准；对经批准报废的资产，使用部门对其加报废标识，另行存放，由公司统一处理。财务部以经审批后的“资产处理单“作为资产减少的凭据，做相关的账务处理。

对于不执行《资产管理制度》的部门和个人视情况给予通报、上报总经办，提请经济处罚等管理措施。

财务部门应坚持每半年与资产管理部门进行帐帐、帐实核对，平时进行不定期的抽查，特别是对认定为重点检查的资产，及时发现管理中存在的问题。

每年11月份进行资产的盘点工作，各部门的资产管理员必须配合，以负责任的态度进行实地盘点。在盘点的过程中，把资产的运作状态作调查，方便管理者了解资产的使用情况。

各资产管理部门定期对闲置封存资产进行清理，加强资产实物与台账的核对，对闲置资产上报公司，协调使用，减少不必要投资，提高资产的利用效率。

第十四节成本控制制度

1.各生产员工必须有很强的成本意识，不断提高自己的生产技术水平，节约材料，提高速度，保证产品质量。

2.会计要同其他部门制定每年每种产品的成本计划，材料耗用定额，费用标准。

3.材料入库保管人员立即同生产人员组织验收，清点数量，检查质量，如有数量和质量问题，及时通知采购部门和供应商。

4.材料入库及时由保管人员填制验收单，验收单上必须有检查质量人员和保管人员同时签名，一份三联，及时送财务、采购部门，以便核对。

5.车间生产需材料必须填制领料单，并有生产和仓库部门同时签名，并报财务部门。

6.领料单一份三联，财务部、生产部、仓库各一联。

7.仓库保管人员必须立即登记材料数量式帐户，月底抽查材料实物与帐存是否相符。

8.财务部门必须建立材料数量金额式二级帐控制，修理配件零星物料建立金额式二级帐控制，修理配件零星物料仓库可以以表代帐，月底必须同仓库帐核对相符。

9.生产员工按定额用料，超过定额必须查明原因，属于主观因素，责任人必须承担责任；属客观素调整定额。

10.员工必须完成规定工作量才算加班，计加班工资，未完成规定工作量加班的不计加班工资。

11.员工必须有产品质量意识，由于主观因素，使产品质量未能达客户要求，造成损失，由员工承担责任。

12.生产设备操作人员和维修人员必须按规程操作保养，并以记录。

第十五节稽核制度

一、根据《会计法》27条和《会计基础工作规范化》规定，结合本公司制定本制度。

二、会计稽核制定工作指定专人完成，直接由老板和总经理负责。

三、按月对原凭证和记帐凭证审核一次，对会计帐簿、会计报表复核一次。

四、按月盘点现金一次，并由出纳的现金、银行存款日记与会计现金、银行存款总帐进行核对，如有不符应查明原因及时处理。

五、对库存原材料，每年年底盘存一次，据以调整帐务（成本与库存）。

六、稽核人员对记帐凭证、会计帐簿、会计报表、纳税申报表和会计核算的其它资料以及出纳的现金、银行存款日记帐等有关财务资料，除按月进行稽核外，还可根据需要对上列资料进抽查、会计、出纳人员应予支持和配合。

七、稽核人员因工作需，可向本厂员工开展稽核调查或询问，有关人员应予以支持和配合，不得借故推诿、阻挠。

八、原始凭证和记帐凭证审核内容和方法：

1.查原始凭证的合法性、合理性。大宗物品必须取得税务发票，对方如是一般纳税人，应取得专用发票，是小规模纳税人应取得普通发票或税务部门代开的专用发票（6%）。发票上的物品经本公司需要的东西，有无批准的购量预算。

2.查原始凭证的真实性。发票上的物品是否销售商所经营的产品，购进价与预算、现实是否相当，货物是否验收入库等。

3.核原始凭证的完整性，有无购货单位名称、购货时间、品名、规格、大小写、复写、公私章；是否发票联，有无涂改（金额涂改要退回重开）涂改处有盖公章，审批人是否签名等。

4.核记帐凭证的正确性。时间、编号是否正确，使用的科目、方向、金额是否正确，大小写是否相符，摘要记载是否清楚等。

九、复核会计帐簿和会计报表是否正确无误：

1.帐与明细帐是否相符，摘要栏是否记载得简要明了。

2.对资产负债表数字与总帐数字是否一致，核对损益表中的数字是否与总帐和有关明细帐相符，有无更改报表数字，有无对不同对象使用不同的数字报出。

3.对报表之间的数字是否衔接，前后期之间是否衔接。

十、稽核人员应兢业、执法，发现问题应及时处理，并为老板、总经理汇报，取得支持。

第十六节销售业务制度

1.销售业务人员必须详细登记客户资料。

2.销售业务人员必须同客户确定好售价、付款方式、送货方式以有关事项。

3.客户需增值税发票必须签订正式合同，并留财务部门存档。

4.业务人员必须根据客户订单确定生产，如样品需有客户签字办单或订单。

5.业务人员给客户价格优惠必须经经理审批，并留财务部门存档。

6.业务人员必须负责客户全套服务，包括客户对产品的要求，送还货期，货款追回。

7.产品生产完成后立即打送货单。

8.发货时必须由发货人在送货单上签字，并由各户签字。

第三部分附则

第一节财务会计档案管理制度

一、会计档案是指会计凭证、会计帐簿和会计报表等会计核算专业材料。它是记录和反映经济业务的重要史料和证据，是检查财经纪律情况的书面证明，也是总结经营管理经验的重要参考资料，本制度在《会计档案管理办法》的基础上订立的。

二、每年由会计活动而形成的会计档案，都由财务部负责整理装订成册。

三、当年会计档案，在年度终了后，财务部暂保管一年，以备查找便捷。应将会计档案整理整齐，不得随意堆放。期满后，可根据自行情况，存放在酒店档案室保管。

四、严格执行安全和保密制度，不得随意安放，严防毁损、散失和泄密。

五、会计档案保管期满，某些会计凭证经财务经理严格审查，批准后方可销毁(参考，销毁前作好销毁记录。

六保存的会计档案不得借出。如有特殊需要，经酒店财务经理批准，可以提供查阅或者复制，并办理登记手续。

七、酒店应设置会计档案查阅登记清册，及时登记查阅人或复制人的姓名、工作单位、查阅或复制的日期和内容等。

八、任何人无权私自更改、涂写会计档案的内容，不得抽换会计档案。

九、会计档案的保管期限分为永久、定期两类。(参考会计档案保管期限表)

十、会计档案原则上由指定人员保管，以免遗失，责任分不清。

十一、保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁。应当单独保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。

会计档案保管期限表

第二节其他事项

1.企业应根据本制度规定结合具体情况拟订具体的实施细则，报本公司备案。

2.本制度由公司财务部负责解释和修订。

3.本制度自下发之日起生效。